SIM - Arsip adalah sistem informasi manajemen arsip yang melakukan pencatatan atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. Sangat bermanfaat untuk keperluan pengarsipan surat-menyurat dan berkas-berkas penting, serta membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat.

Catatan Penting
Jika anda ingin mengatur boxfile menjadi sebuah menu seperti surat masuk dan surat keluar, anda perlu menambahkan id boxfile pada menu yang dibuat.

Kabinet Virual
Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet fisik kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:

Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
Map Virtual / Boxfile
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbatas untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbatas dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:

Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
Lokasi map
Keterangan dan lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual / boxfile, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari hasil scan dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:

Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat